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Facility Management

Für jedes Architektur- oder Planungsbüro, das Immobilien nicht //'nur//' baut, sondern auch verwaltet, stellt sich früher oder später die Frage nach dem geeigneten Instrument zur rationellen Verwaltung und zum möglichen Umfang bzw. Inhalt einer solchen Dienstleistung. Facility Management ist das Stichwort!

Facility Management geht allerdings über das traditionelle //'Verwalten//' hinaus. Der Aufbau einer Datenbank, aus der Informationen zu möglicher und tatsächlicher Nutzung, Gebäudezustand und Unterhalt, Mieter- und/oder Mitarbeiterprofilen, Mobiliar und technischen Einrichtungen inklusive Herstellerangaben, Kaufdatum und Preis, Abschreibung, etc. entnommen werden können, gehört sicher auch dazu. Die moderne Verwaltung - eben das Facility Managment - beinhaltet Immobilien- und Inventarverwaltung, Flächen- und Unterhaltsmanagement, Mieterverwaltung und/oder Verwaltung von Personaldaten und Zutrittsrechten. Das alles leistet Graphisoft//'s neues ArchiFM 2000.

Neue Horizonte

ArchiFM 2000 ermöglicht jedem Architekten oder Planer eine wesentliche Erweiterung des Dienstleistungsangebots für den Bauherrn. Mit relativ kleinem (Mehr)Aufwand während der Planungsphase lässt sich damit ein grosser Gewinn erzielen. Selbstverständlich eignet sich das Programm nicht nur für Neubauten. Die Daten von bestehenden Immobilien können rasch und ohne grosse Mühe mit den Zeichnungswerkzeugen von ArchiFM 2000 in 3D-Pläne umgesetzt oder nur numerisch in der Datenbank erfasst werden. Der Nachteil einer rein zahlenmässigen Aufnahme ist aus der traditionellen Immobilienverwaltung bekannt: es gibt keine Visualisierungs- oder Simulationsmöglichkeiten, die Vorteile einer EDV gestützten, flexiblen Datenbank-Lösung können aber trotzdem genutzt werden. ArchiFM 2000 kann nicht nur vom Architekten benutzt werden. Auch andere am Projekt oder an der Verwaltung beteiligte Personen können über die Funktion //'nur ansehen//' Einblick in die relevanten Projektdaten nehmen und Projektpläne betrachten.

Funktionsweise von ArchiFM

Die Software basiert auf der bewährten ArchiCAD Engine, dem digitalen Kern fast aller Anwendungen rund um das //'virtuelle Gebäude//' (vergleiche CADNEWS.CH Nr.2/2000). Damit lassen sich 2D- und 3D-Daten aus ArchiCAD 6.5 direkt mit sämtlichen Parametern oder Objektattributen aus dem CAD in die Datenbank von ArchiFM importieren. Dabei bleiben die Links zwischen alphanumerischen Daten und ihren Bildern im (digitalen) ArciCAD-Plan vollständig erhalten. Der Zugriff auf die Daten bzw. Objekte erfolgt wahlweise im CAD-Plan oder in der Datenbank. Änderungen werden wechselseitig sowohl im Planfile als auch in der Datenbank wirksam, egal in welchem Bereich sie vorgenommen werden. Beide Darstellungsformen (Plan oder Textfile) sind Abbildungen desselben virtuellen Gebäudes.

Als Datenbankserver dienen SQL 7 beziehungsweise MSDE (Microsoft Database Engine) oder die serverunabhängige Lösung Paradox. Beide Programme sind im Lieferumfang von ArchiFM enthalten. Zur grafischen Gestaltung der Berichte mit Tabellen, Text, Bildern und Plänen wird der //'Crystal Report Designer//' verwendet. Auch dieses Layoutprogramm wird mitgeliefert. Objektdaten können mit damit auf einfache, effiziente Weise zu grafisch ausgefeilten Dokumentationen zusammengefasst werden.

Arbeiten mit ArchiFM

Die Aufgaben des Facility Managements sind heute derart vielfältig und das Tätigkeitsprofil ist je nach Portefeuille so verschieden, dass sie ohne Unterstützung durch EDV kaum mehr realisiert werden können. Eine rein papierorientierte Arbeitsweise wird heute kritisch betrachtet, man bevorzugt übersichtliche Reports aus einer Datenbank. ArchiFM 2000 bietet darüber hinaus noch ausführliche 2D- und 3D-Darstellungen.

Die Datenbank von ArchiFM 2000 organisiert alle relevanten Daten für den Facility Manager. Das Besondere daran: Die Datenbank ist nahtlos mit allen grafischen 2D- und 3D-Daten verbunden. Der Grad an nutzbaren Informationen aus Plänen und Datenbank-Anwendungen ist aussergewöhnlich hoch. Ausserdem unterstützt das Programm den Zugriff einer beliebigen Anzahl von Benutzern auf ein Projekt in Echtzeit. Der Zugriff erfolgt wahlweise über die grafische Darstellung oder über alphanumerische Listen. Da beides nur verschiedene Darstellungsform von ein und demselben virtuellen Gebäude sind, werden Änderungen sofort in allen Bereichen wirksam.

Ereignisorientierte Verwaltung

Einige weitere Highlights aus den Funktionen des FM-Pakets: ArchiFM 2000 gliedert Immobilien hierarchisch, analog zum Datenbaum im Windows-Explorer. Die Verzeichnisstruktur enthält von der gesamten Liegenschaft über die einzelnen Gebäude zu den einzelnen Stockwerken und den Räumen mit //'Inhalt//' sämtliche Objekte. Entsprechend der Projektstruktur findet der Manager so alle Objekte an ihrem realen Platz vor. Das beginnt mit Elementen des Baus - etwa Gebäudeflügel, Fenster, Türen, usw. - und geht weiter mit Einrichtungsgegenständen, technischen Geräten, Möbeln bis hin zu den Mitarbeitern. Der Facility Manager greift in der Regel über die Verzeichnisstruktur auf die einzelnen Objekte zu. In dieser findet er auf seinem Bildschirm zu jedem markierten Objekt alle Parameterangaben, die der Übersichtlichkeit halber über mehrere //'Registerkarten//' verteilt sind. Während die baulichen Objekte in ihrer Struktur natürlich fixiert sind, können auf der Karte "erweiterte Attribute" auch beliebige weitere Objekte hinzugefügt werden. Ähnlich flexibel sind auch die anderen Funktionen der Karte "Ereignisse", welche die gesamte Historie beispielsweise einer Instandhaltung aufzeichnen. Kostenstellen werden jedem Objekt zugeordnet. Die Karte "Mietperiode" legt Mietzeiträume, Mietzins und Angaben zum Mieter fest. Auch weitergehende Positionen werden hier verwaltet, wie z.B. die Nebenkosten oder Schliessanlagen. Jeder Raum, jedes Stockwerk, jedes Gebäude ist visuell als Auszug aus dem virtuellen Gebäude darstellbar. Jedes Objekt ist und jederzeit im Bild und mit seinen Attributen abrufbar.

Selbstverständlich bietet ArchiFM 2000 alle notwendigen Funktionen, um Wartung und Instandhaltung ebenso wie Abschreibungen und Kostenzuordnungen über einen langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten. Aus der Datenbank werden alle notwendigen Listen, Inventuren oder To-Do-Listen generiert. Durch seinen objektorientierten Aufbau integriert ArchiFM 2000 nicht nur alle geometrischen und alphanumerischen Daten in einen Bestand, sondern fügt problemlos auch weitere Dokumente wie Verträge, Zeichnungen, Fotos, aber auch Internetadressen an der richtigen Stelle ein.

Die Highlights von ArchiFM 2000

  • Nahtlose Integration zwischen geometrischen und alphanumerischen Daten
  • Direkte Manipulation im dreidimensionalen Gebäudemodell
  • Miet-/Leasingverwaltung
  • Budget- und Kostenstellenverwaltung
  • Inventur- und Abschreibungserfassungshilfe
  • Speichern von zusätzlichen Angaben etwa zu Mietern, Lieferanten etc.
  • Unterstützung von mehreren Projekten und Gebäuden für jedes FM-Projekt gleichzeitig
  • Listenverwaltung: nach Vorlagen oder individuell; periodische To-do-Listen für die Instandhaltung
  • Möglichkeit zur Anpassung der Datenbank
  • Schnittstellen zu anderen Datenbanken wie SQL Server 7.0 Datenbank